Wurde man angeschrieben oder hat eine Ausschreibung gefunden, die auf das eigene Leistungsportfolio passen könnte, ist es von größter Bedeutung, die Unterlagen aufmerksam zu studieren. Hier wird ersichtlich, ob eine Eignung besteht. Einige angefragte Kriterien können etwa Referenzen sein, die vorhanden sein müssen oder der Nachweis bestimmter Umsätze aus den vergangenen Jahren. Das Sammeln der Unterlagen kann Zeit kosten, daher sollte früh notiert werden, was gebraucht wird und woher die Daten kommen können.

Sollte das Projekt zu umfangreich sein, um es allein zu stemmen, gibt es eventuell eine Lösung: In einigen Ausschreibungen ist es möglich, per „Eignungsleihe“ quasi Referenzen und Umsätze von Partnerunternehmen, die in Form eines Konsortiums mitarbeiten wollen, „auszuleihen“. Zusammenschlüsse auf Zeit lohnen sich auch, wenn man als Unternehmen keine ausreichende Kompetenz hat, um ein Angebot abzugeben. Hier tritt man dann als sogenannte Bietergemeinschaft auf. Ob dies möglich ist, kann man den Unterlagen entnehmen. Erhält diese Bietergemeinschaft den Zuschlag, geht das Verhältnis in eine Arbeitsgemeinschaft über. Es ist auch zulässig selbst nur Subunternehmer:in zu sein.

Für manche Ausschreibungen werden „Teillose“ ermöglicht. Hier werden unterschiedliche Maßnahmen auch zugunsten von kleinen und mittleren Unternehmen dergestalt aufgeteilt, sodass sich unterschiedliche Bieter:innen auf diese einzelnen Phasen und Dienstleistungen bewerben können. Diese Option ist den Unterlagen zu entnehmen. Selbstverständlich kann man sich, falls die Kapazitäten reichen, auch auf alle Lose bewerben. Sollte ein Auftrag unberechtigterweise nicht in Lose aufgeteilt sein, obwohl dies durchaus möglich wäre, kann das  bei der Kommune angesprochen beziehungsweise angemahnt werden (siehe unten).

Wenn die Einbeziehung von Subunternehmen nicht durch die Vorgaben der ausschreibenden Stelle ausgeschlossen ist, müssen Nachunternehmen immer vollständig genannt werden. Ansonsten entsteht der Verdacht, dass Bietende nicht über die angeforderten Ressourcen verfügen und eher als „Zwischenhändler“ auftreten.

In der Einreichungsphase gibt es einen Zeitraum, der für Fragen zur Ausschreibung offen ist. Der Dialog wird häufig über ein Nachrichtenmenü der Vergabeportale abgewickelt, seltener per Mail. Wichtig: Alle Fragen notieren, die beim Studium der Unterlagen aufkommen und dann fristgerecht einstellen. Auch die Fragen der anderen Bieter sollten unbedingt mit angesehen werden. So manch ein Verfahren musste neu aufgesetzt werden, weil bestimmte Dienstleistungen nicht wie in der Ausschreibung angefragt geliefert werden können. Gerade Sozialunternehmen bieten mitunter Leistungen, die interessant für die Vergabe sein könnten, aber nicht teil der Ausschreibung sind. Bildungsprojekte und Bürgerbeteiligungsverfahren sind etwa spannende Angebote, die dann in den Ausschreibungen noch nachträglich mit hineingenommen werden können. Das gilt für den Fall, dass Nebenangebote erlaubt sind.

Die Vergabestelle fragt nach einer genau spezifizierten Leistung. Unter bestimmten Umständen kann es vorkommen, dass eine Leistung nicht erbringbar ist, beispielsweise weil es Materialien nicht mehr am Markt gibt oder die Technik veraltet ist, oder es bestehen Zweifel an der Rechtmäßigkeit oder Ordnungsmäßigkeit von Angaben innerhalb der Vergabe. In diesen Fällen steht Euch als Sozialunternehmen immer die Möglichkeit einer sogenannten Rüge zur Verfügung. Eigenmächtig vorgenommene Ergänzungen oder Streichungen verfälschen jedoch den Wettbewerb und führen zum Ausschluss. Daher: Besser Fragen und mahnen, als selbst verändern!

Die Entscheidung über den Zuschlag trifft die Vergabestelle zu einem festlegten Zeitpunkt. Nach Prüfung der Vollständigkeit der Unterlagen ist die Gewichtung des Angebots der entscheidende Faktor für die Auswahl des Unternehmens. Unterschiedliche Kriterien erhalten etwa Punkte, nach denen dann errechnet wird, wer den Zuschlag bekommt (beispielsweise 20 Prozent Konzept, 20 Prozent Personaleignung, 20 Prozent Nachhaltigkeit und 40 Prozent Wirtschaftlichkeit). Hier sollte bei der Angebotserstellung also auch geschaut werden, dass das Angebot zur Anfrage passt.

Manche Ausschreibungen erlauben Nebenangebote oder Varianten. Das bedeutet, dass Bieter:innen nach eigener Einschätzung günstigere, technisch weiter fortgeschrittene, innovativere oder nachhaltigere Lösungen in das Angebot mit aufnehmen dürfen. Da die Vergabestellen mitunter nicht genügend Kapazitäten haben, sämtliche neuesten Forschungs- oder Entwicklungsergebnisse selbst zu ergründen, kann dies durchaus wohlwollend angenommen werden. Wichtig: Nebenangebote müssen formal richtig gekennzeichnet werden, ansonsten droht im schlimmsten Fall der Ausschluss des Gesamtangebots. Als Nebenangebote gelten alle Vorschläge, die sich auch nur im Detail von den in den Ausschreibungsunterlagen beschriebenen Forderungen unterscheiden, sei es im Preis, in der Form der möglichen Rabattierung oder Skontierung, der Bauweise oder wenn gebrauchte Komponenten mitverwendet werden können.

Es müssen immer alle Formblätter eingesendet werden, unabhängig davon, ob diese auch alle ausgefüllt werden müssen . Die Vollständigkeit und Durchgängigkeit der Dokumente wird so sichergestellt. Überall wo eine Unterschrift gefragt ist, muss man unterschreiben! Auf die Versandbedingungen muss dringend achtgegeben werden. Nicht ausreichend verschlossene Unterlagen können vom Vergabeprozess ausgeschlossen werden.

Es ist sehr wichtig sich nach der Entscheidung für die Teilnahme alle Daten für Termine und Fristen zu notieren. Da immer wieder kleine Fehler bei der Abgabe von Unterlagen entstehen können, lieber zu früh als zu spät abgeben! In einigen Portalen werden die Unterlagen digital eingereicht, einige werden per Mail verschickt, häufig jedoch erfolgt die Einreichung zusätzlich handschriftlich signiert in einem geschlossenen Umschlag mit Poststempel. Bei Unsicherheiten einfach in der vorgegebenen Zeit vor Abgabe nachfragen!

Die Eignungsprüfung filtert Bieter heraus, die nicht die notwendigen infrastrukturellen, personellen Ressourcen nachweisen können oder denen wichtige Qualifikationen, Genehmigungen oder Referenzen fehlen. In dieser Phase können aber in besonderen Fällen von der Vergabestelle die fehlenden Belege nachgefordert werden. Daher sollte das Postfach immer im Auge behalten werden.